Reklam Ajansları Görev Tanımları
Reklam ajansları için tek tip bir yapılanmadan (organizasyon şemasından) bahsetmek yerinde olmaz. Ajansın büyüklüğüne, faaliyet alanlarına göre organizasyonları da değişecektir. Hatta aynı ajansın farklı müşteriler karşısında da organizasyon yapısında küçükte olsa farklılıklar oluşabilir. Pek çok ajans için açık ve esnek olmak, oluşturduğu fikri korumaya ve geliştirmeye çalışmak önceliklidir.
Fakat her ajansta mutlaka olması gereken bölümler de mevcuttur. Bunlar;
- Müşteri İlişkileri
- Kreatif (Yaratıcı Birim)
- Stratejik Planlama
- Mali ve İdari İşler olarak sayılabilir.
Ayrıca;
- Basılı İşler
- Prodüksiyon
- Medya Planlama
- Bilgi İşlem
- İnsan Kaynakları
- Trafk
- Arşiv
- İnteraktif
- Fotoğraf gibi bölümleri ajans büyüklüğüne ve yapısal özelliklerine göre de organizasyona eklemek mümkündür.
Organizasyon yapısı, reklam ajanslarının çalışma düzenini ortaya koymakla birlikte güncelliğini koruyacak şekilde esnek olmalıdır.
Görev tanımları yapılırken ileriye dönük oluşabilecek gelişmeler göz ardı edilmemelidir. Kişilerin unvanlarından ve üstlendikleri farklı görevlerden dolayı doğabilecek karışıklara sebebiyet vermemek için görev tanımları net, açık ve anlaşılır olmalıdır. Organizasyonlarda, büyüme ya da küçülme gibi sebeplerle eleman veya görev unvanları sayısında değişiklikler olabilir. Bunun dışında benzer görevler için farklı unvanlar kullanmak bir süre sonra karışıklıklara sebep olacağından organizasyon şemasında tercih edilmemelidir.
Bir Reklam Ajansının Organizasyon Şemasında Yer Alacak Birimlerin Görev Tanımları
Müşteri İlişkileri: Reklam ajansı ile firma arasında ki bağı oluşturan birimdir. Firmanın tüm işlerinin ajanstaki takibinden ve ajansın hazırladığı çalışmayı müşteriye sunumundan sorumludur. Aynı zamanda işin mali ve arşiv (ajans ile müşteri arasındaki her türlü belge saklanma ve her görüşme kayıt altına alınmalıdır.) kısmından da sorumlu olduğu için muhasebe ve finansman ile arşiv bölümleriyle de işbirliği içinde olmalıdır. Müşteri ilişkileri elemanları ajansın müşteri portföyünü geliştirmesi, imajını koruması ve güçlendirmesi için çalışır. Bu yüzden Müşteri Temsilcisi, dış görünümü ve davranışları ile ajansı temsil eder bir görünüm içinde olmalıdır.
Müşteri İlişkileri bölümünde,
- Yönetim Denetçisi (Management Supervisor)
- Müşteri Birimi Denetçisi (Account Supervisor
- Müşteri Birimi Yöneticisi (Account Executive)
- Müşteri Birimi Yöneticisi Asistanı (Assistant Account Executive) unvanlarıyla çalışanlar olabilir her birinin görev tanımları net olarak yapılmalıdır.
Yaratıcı Birim (Kreatif): Müşteri tarafından arzulanan tanıtım için ortaya atılan fikirleri (Kreatif brief) çarpıcı bir fikre dönüştüren ve bu fikrin uygulamalarını tasarlayan gruptur. Bu grup içinde sanat yönetmenleri, metin yazarları ve grafikerler vardır.
- Sanat Yönetmeni (Art Director): Uygulanabilirliliği olan yaratıcı bir fikir oluşturur ve marka kimliği ve değeri konularında tutarlı olacak şekilde bu fikrin sunumunu yapar. Belirlenen tarihler arasında işin eksiksiz ve her iki tarafı da memnun edecek şekilde tamamlanmasını sağlar.
- Metin yazarı: Yaratıcı fikir oluşturulmasında katkıda bulunur, belirlenmiş ve onaylanmış yöntemlere uygun olarak bu fikri yazıya döker. Yazım ve dizgi hatalarından sorumludur.
- Grafik Ekibi: Yaratım işinin başından sonuna kadar grafik işlerinden, işlerin koordinesinden ve basıma gidecek malzemelerin kontrolünden sorumludur.
Stratejik Planlama: kampanyanın hedef kitlesinin belirlenmesi, bu hedef kitlenin beklenti, istek ve ihtiyaçlarının tanımlanması, bu tanımlamaya uygun kreatif brief in yazılıp son şeklini almasından sorumlu gruptur. Ayrıca tanıtım yayınından önce ve sonra tüketici araştırmaları yaparak öneriler geliştirir.
Mali ve İdari İşler Bölümü: Mali yönden, reklam ajansının, ödeme ve tahsilâtlarını planlayan, ajansın birikimini değerlendiren ve kanuni olarak tutulması zorunlu olan kayıtları tutan bölümdür. İdari olarak ajanstaki çalışma ortamı için gerekli uygun şartları sağlamak, idari ihtiyaçları temin etmek, çalışma gruplarınca sonuçlandırılacak işleri zamanında yerine ulaştırmak, yapılacakları organize etmek, çalışma ortamının rahat, konforlu ve güvenli olmasını sağlamakla görevli bölümdür.
Prodüksiyon: Hazırlanan tasarımlarda kullanılacak filmlerin yaratıcılık, kalite ve maliyet açısından mükemmel olmasını sağlamak için prodüksiyon şirketinin seçiminden, bu seçimde kullanılacak kriterlerin belirlenmesinden, maliyetinden ve filmin ve ya fotoğrafın çekimlerinin en iyi şekilde sonuçlanmasından sorumlu gruptur. Tüm bunlarla ilgili toplantı tutanaklarını da arşivler.
Basılı İşler: Basılı malzemelerin, baskı tekniği ve renk özellikleri açısından mükemmel olması için çalışan ve maliyetlerinin uygun olmasını temin etmekle sorumlu gruptur.
Medya Planlama: Hedef kitleye mesajın en etkili biçimde ulaştırılmasından sorumludur. Medya çalışmaları planlama, satın alma ve araştırma olarak üçe ayrılır:
- Medya Planlamacısı (Media Planner): Hangi ortamın veya medyanın kullanılacağından bunun zamanlamasından, ne kadar süre ile ve ne kadar maliyetle kullanılacağını belirlemekten sorumludur.
- Medya Satın alıcı (Media Buyer): Hangi medya mecrasının ne kadar bütçe ile kullanılabileceğini saptar ve müşteri tarafından onaylanan plana uygun olarak medyayı kullanmaktan sorumludur.
- Medya Araştırması (Media Research): Birçok medya planlama bölümü, medya bilgilerini değerlendirmeye tabi tuttuğu bir araştırma bölümüne sahiptir. Bu bölüm, medya araştırma müdürünün hazırladığı; belirlenen mecralarda hedef kitle bazında hangi dönemde, hangi yoğunlukta, hangi ulaşım maliyetiyle ve hangi satın alma avantajlarıyla var olunacağı ile izleyici veya dinleyici kompozisyonu, programların izlenme oranlarının saptanması, gelecekteki maliyetlerin tahmini araştırması gibi işler üzerinde yoğunlaşmıştır.
Bilgi İşlem: Bu bölümün amacı, ajans içinde bilgi akışını organize etmek, gerekli yazılım ve donanım ekipmanlarını kanuni yollardan temin etmek, çalışanları konusunda eğitmek ve yedekleme işini yapmaktır.
İnsan Kaynakları: Bu bölüm, ajans organizasyonu ve görev tanımlarını güncel tutar. Reklam ajansının insan kaynakları politikasının hazırlanmasında, eleman seçimi, eğitimi, izlenmesi ile uygulamalar hakkında yöneticileri yönlendirmek ve çalışanları bilgilendirmekle görevlidir. Eğitim ihtiyaçlarını ve kariyer gelişim planlarını hazırlar.
Trafik: Kısaca görev tanımı reklam ajansının içinde doğru materyalin, doğru araçla, doğru zamanlamayla, doğru yere ulaşmasını sağlamaktır. Trafik bölümü ajansın can damarıdır ve çalışanları ajansta tüm olup biteni takip altında tutar.
Arşiv: Hazırlanan çalışmaların, temiz ve düzenli bir şekilde saklanmasını, gerektiği zaman bu bilgilere ulaşma izni olan kişilerce kolaylıkla bulanabilmesini sağlayan bölümdür.
Tüm bu birimlerin yanı sıra yardımcı birimlerin ajansın yüzü olma konusunda etkisi göz ardı edilemez. Bunlardan en önemlileri;
- Santral görevlileri ve resepsiyonistlerdir; ajansın dış dünyayla ilk teması ve ilk izlenimi bu şekilde olmaktadır. Santral görevlileri ve resepsiyonistlerin görsel ve işitsel olarak donanımlı olmaları ajansın ne kadar verimli iş üretebildiği, ne boyutta profesyonel olabildiği konusunda müşteriye bilgi verecektir. Dikkat edilmesi gereken ilk konu, müşteriye önemsendiğinin hissettirilmesidir.
- Yönetim Sekreterliği; Yönetimin, tüm randevularının, telefon görüşmelerinin ve yazışmalarının, toplantı organizasyonlarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlayan birimdir.
Müşteri İlişkileri Direktörü
Müşteri İlişkileri departmanı, ajans ile müşteri arasındaki bağı kurar. Hizmet verilen markaya yararlı, ajans için verimli bir işbirliği ortamı sağlar.
Aşağıdaki tanımlamalar reklam ajansları, medya ajansları ve interaktif iletişim ajanslarındaki müşteri ilişkileri ve proje yönetimi pozisyonları için geçerlidir.
Görev ve Sorumluluklar
Hizmet verilen markaların iş hedeflerini ve pazarlama planlarını öğrenir; ihtiyaçları tanımlayan müşteri brief’ini alır; tüm iletişim faaliyetlerinin, markanın hedefleri doğrultusunda olmasını sağlar.
Müşterinin ajanstan beklediklerini, ajanstaki stratejik planlama sorumlularıyla birlikte, bir kez de kendi tanımlar ve debrief olarak adlandırılan bu çalışmayı müşteriye onaylatır.
Marka için gerekli iletişim işlerini, ajans içinde kullanılmakta olan formatları kullanarak (kreatif brief, medya brief’i vb.), stratejik planlama sorumlusuyla birlikte ilgili diğer departmanlara sipariş eder.
Yerel ve yabancı medyayı takip eder. Başta sorumlu olduğu markaların sektörleri olmak üzere, tüm sektörlerdeki iletişim faaliyetleri, gelişmeler ve değişimlerden haberdar olur.
Hizmet verdiği markaların içinde bulundukları pazarı, tüketici eğilimlerini ve markaların rakiplerini tanır ve izler.
Markayla ilgili iş süreçlerini planlar, işlerin brief’e uygun ve zamanında teslim edilmesini sağlar, ajans içerisindeki sistem ve mekanizmalarla koordineli çalışır.
Müşteri toplantılarını koordine eder, toplantı notlarını ilgili taraflara dağıtır ve beklenen işleri günceller.
Üretilen yaratıcı iş / interaktif iletişim çalışması / medya planlaması işlerini müşteriye sunmak (bazı durumlarda kreatifler, stratejik plamalacılar da sunum yapmaktadır) ve onaylatmakla (yazılı) sorumludur.
Markayla ilgili konularda, ilgili ajans çalışanlarını ve müşterileri zamanında ve doğru bir şekilde bilgilendirir.
Müşteriyle ilgili her türlü evrak ve belgeyi dosyalar ve saklar.
Müşterinin reklam / medya bütçesinin efektif kullanımından sorumludur.
Müşteri kârlılığını gözetmekten sorumludur. Finans departmanı ile koordineli çalışır, faturaların zamanında kesilmesinden sorumludur ve tahsilatları takip eder.
Ajansın müşteri portföyünü geliştirmesi, imajını koruması ve güçlendirmesi için destek olur.
Aranan Özellikler
İyi derecede pazarlama ve reklamcılık bilgisi.
Gündemi, trendleri, sosyal medyayı takip etme merakı, popüler kültüre ve teknolojiye hakimiyet.
Stratejik ve analitik düşünme yeteneği.
Çözüm odaklılık, etkili insan ilişkileri yönetimi, organizasyon yeteneği.
Türkçe ve İngilizce'ye hakimiyet, iyi iletişim kurabilme (yazılı – sözlü) ve sunum becerisi.
Sosyal, aktif bir kişiliğe sahip olma, takım oyunculuğu, gözlemcilik, pozitif düşünme eğilimi.
Güçlü problem çözme becerisi, stres altında çalışabilme yeteneği.
Etkin zaman yönetimi, hızlı adaptasyon, titiz, özenli dikkatli çalışabilme becerisi.
Ufuk açacak, yaratıcılığı besleyecek ilgi alanlarına sahip olma.
Stratejik Planlama
Stratejik planlama departmanı, kampanyaya tüketici gözüyle bakılmasını, tüketici beklentilerinin anlaşılmasını sağlar. Aynı zamanda, reklam / medya kampanyalarına yön verir.
Aşağıdaki tanımlar reklam, interaktif iletişim ve medya ajanslarındaki stratejik planlama pozisyonları için geçerlidir.
Görev ve Sorumluluklar
Markaların pazarlama stratejilerini anlayarak/yorumlayarak ve geliştirerek, eksiksiz, doğru ve yalın iletişim stratejilerinin hazırlanmasından sorumludur.
Hedef kitlede bulunan tüketicilerin davranış, beklenti, istek ve ihtiyaçlarını, alışveriş ve tüketim alışkanlıklarını belirler.
Ürün ve sektör araştırmalarını yorumlar, iletişim öncesi ve sonrasında araştırmalar yapar, öneriler geliştirir.
Müşterinin ajanstan beklediklerini, ajanstaki müşteri ilişkileri ile birlikte yeniden tanımlar ve debrief olarak adlandırılan bu çalışmayla ajansın doğru iş üretmesine destek olur.
Hedef kitleyi net olarak tanımlar ve müşteri ilişkileri ile birlikte bu hedef kitleye ulaşma yollarını içeren kreatif brief'i / medya brief’ini yazarak, ilgili departmanlara yönlendirir. Markanın iletişim yolculuğunu belirler.
Reklam ve interaktif iletişim ajanslarında yaratıcı çözümlerin oluşturulmasında, yaratıcı ekiple; medya ajanslarında medya planlama aşamasında, planlama ekibiyle birlikte çalışır.
Dünyadaki gelişmeleri yakından izler, pazarlama trendlerini takip eder.
Geliştirilen araştırma tekniklerini öğrenir, onları hizmet verdiği markalara ilişkin iletişim süreçlerine adapte eder.
Aranan Özellikler
İyi derecede pazarlama ve reklamcılık bilgisi.
Gündemi, trendleri takip etme merakı, sosyal medyayı takip etme, popüler kültüre hakimiyet.
Stratejik düşünme yeteneği, araştırma, analiz ve planlamaya yatkınlık.
Türkçe ve İngilizce'ye hakimiyet, iyi iletişim (yazılı – sözlü) yeteneği ve sunum becerisine sahip olma.
Dışa dönüklük, takım oyunculuğu, gözlemcilik, pozitif düşünme eğilimi.
Çözüm odaklı olma.
Ufuk açacak, yaratıcılığı besleyecek ilgi alanlarına sahip olma.
Reklam Yazarı
Sanat yönetmeniyle birlikte yaratıcı fikri oluşturur ve reklam senaryosunu yazar.
Görev ve Sorumluluklar
Strateji ve yaratıcı fikir oluşturma sürecinde görev alır.
Sanat yönetmeni ile işbirliği yaparak, marka değerlerini öne çıkaracak şekilde, çeşitli mecralarda kullanılacak işlerin metinlerini yazar.
Prodüksiyon aşamasında bulunup, brief'e uygun iş üretilmesinden, biten işin kalitesinden sorumludur.
Ülke ve dünyadaki yarışmaları, sektörün performansını izler, özgün ve ödül kazandırıcı işler üretebilecek bilgi birikimine sahip olur.
Aranan Özellikler
Stratejik düşünce yeteneği, kararlaştırılan stratejiye bağlı olarak yaratıcı çözüm önerebilme becerisi, ikna yeteneği.
Türkçe ve İngilizce'ye hakimiyet, iyi iletişim kurabilme (yazılı – sözlü) yeteneği, sunum becerisi. İyi bir dinleyici olma.
Eleştiriye açık davranabilme özelliği, esnek kişilik ve çözüm üretme yeteneği.
Yaratıcılığı besleyecek ilgi alanlarına ve kendini geliştirme arzusuna sahip olma, yeniliklere açıklık.
Yeni fikir üretme enerjisine sahip olmak, zamanlamaya uygun iş üretebilme becerisi.
Sanat Yönetmeni (Art Direktör)
Reklam yazarıyla birlikte yaratıcı fikri oluşturur, yaratıcı işin görsel yönüyle ilgili sorumluluk alır.
Görev ve Sorumluluklar
Kreatif brief doğrultusunda, reklam yazarıyla birlikte yaratıcı çözümler hazırlar, marka değerlerini öne çıkaracak şekilde, görsel yönlendirme yapar.
Yaratıcı işlerin prodüksiyon aşamasında bulunur, brief'e uygun iş üretilmesinden, biten işin kalitesinden sorumludur.
Ülke ve dünyadaki yarışmaları, sektörün performansını izler, özgün ve ödül kazandırıcı işler üretebilecek bilgi birikimine sahip olur.
Aranan Özellikler
Stratejik düşünce yeteneği, kararlaştırılan stratejiye bağlı olarak yaratıcı çözüm önerebilme becerisi, ikna yeteneği.
Türkçe ve İngilizce'ye hakimiyet, iyi iletişim kurabilme (yazılı – sözlü) yeteneği, sunum becerisi. İyi bir dinleyici olma.
Eleştiriye açık davranabilme özelliği, esnek kişilik ve çözüm üretme yeteneği.
Yaratıcılığı besleyecek ilgi alanlarına ve kendini geliştirme arzusuna sahip olma, yeniliklere açıklık.
Yeni fikir üretme enerjisine sahip olmak, zamanlamaya uygun iş üretebilme becerisi.
Prodüksiyon
Yaratıcı iletişim fikirlerinin yapımını, reklam filmi, basılı malzeme ve diğer reklam uygulamaları üretimini üstlenir.
Aşağıdaki tanımlar reklam ajanslarındaki prodüksiyonla ilgili pozisyonlar için geçerlidir.
Film Prodüksiyonu
Görev ve Sorumluluklar
İlgili firmalardan alınacak fiyat tekliflerinin aynı kriterlere göre hazırlanması için, şirketlerle bağlantıya geçmeden önce kreatif ekiple teknik özellikler ve detaylar üzerinde mutabakata varır.
Onaylanan senaryonun gerektirdiği teknik ve sanatsal kapasitelere hâkim prodüksiyon şirketlerinden fiyat ister.
Teklifleri, kalite, yaratıcılık, hız ve maliyet açılarından değerlendirir ve müşteriye öneri sunar. Uygun ve efektif yapım maliyetinden sorumludur.
Müşterinin onayından sonra, senaryodaki metin, görüntü, oyuncuların tanım ve kostümleri, mekân, dekor, teknik malzeme, zamanlama vb. detayları kapsayan bir dosya hazırlayarak, üretimin bu doğrultuda yapılmasını sağlar.
Film ve fotoğraf çekimleri sırasında sette bulunur. Brief’e uygun iş üretilmesini sağlar.
Bu çalışmalar sırasında müşteri, müşteri temsilcisi ve yaratıcı ekip ile çok yakın işbirliği içinde çalışır.
Üretimle ilgili faturaların doğru zamanlamayla müşteriye gönderilmesi ve tahsilat süreçlerinde finans departmanı ile koordineli çalışır.
Prodüksiyonun farklı aşamalarında hizmet veren kişi ve kurumları tanır, yeni yetenekleri öğrenir ve üretilen işleri izler.
Basılı İşler Prodüksiyonu
Görev ve Sorumluluklar
Yaratıcı ekiple yakın iletişim içinde bulunarak, beklenen baskı, kağıt ve renk kalitesini anlar.
Kalite, fiyat ve hız açısından en uygun matbaayı seçer ve müşteriden onay alır.
Basım sürecinin her aşamasında kaliteyi denetler.
Basım teknikleri konusundaki gelişmeleri izler, sektöre hizmet veren kuruluşları tanımakla yükümlüdür.
Aranan Özellikler
Film / basılı işler prodüksiyonuyla ilgili süreç ve dinamikler hakkında mesleki bilgiye sahip olma.
Liderlik ve proje yönetim, organizasyon, pratik çözüm üretebilme becerileri.
Yüksek kalite standartlarına sahip olma.
Detaycı, titiz, dikkatli, stres altında çalışabilme becerisi.
Takım ruhuna sahip olma, esnek ve çözüm odaklılık.
Türkçe – İngilizce hakimiyeti, iyi iletişim (yazılı – sözlü) kurabilme, müzakere becerisi ve ikna yeteneğine sahip olma.
Yaratıcılığı besleyecek ilgi alanlarına ve kendini geliştirme arzusuna sahip olma, yeniliklere açıklık.
Medya Planlama / Satın Alma
Reklam ve iletişim ajansları tarafından üretilen reklam işlerinin, marka hedefleri ve iletişim stratejilerine uygun biçimde, doğru mecralarda yayınlanmasını sağlar.
Aşağıdaki tanımlar medya ajanslarındaki müşteri ilişkileri ve planlama – satın alma pozisyonları için geçerlidir.
Görev ve Sorumluluklar
Hizmet verilen markaların pazarlama ve iletişim stratejilerini öğrenir; ihtiyaçları tanımlayan medya brief'ini alır, hedef kitleyi ve bütçeyi anlar; medya planlama ve satın almanın, markanın hedefleri doğrultusunda yapılmasını sağlar.
Yıllık / dönemsel medya planlama ve satın alma stratejisini belirler; müşterinin medya bütçesinin efektif kullanımından, doğru mecra karması planlamaktan sorumludur.
Müşterinin ajanstan beklediklerini, ajanstaki stratejik planlama sorumlularıyla birlikte, bir kez de kendi tanımlar ve debrief olarak adlandırılan bu çalışmayı müşteriye onaylatır.
Medya bütçesini yönetir. Strateji aşamasında belirlenen mecraların hedef kitle bazında hangi dönemde, hangi yoğunlukta, hangi ulaşım maliyetiyle ve hangi satın alma avantajlarıyla var olacağına karar verir.
Ajans ve müşterilerini temsilen mecra sorumlularıyla sürekli iletişim halindedir.
Yaratıcı çözüm önerileri geliştirir, müşteri onayından sonra, satın alma yapar.
Tamamlanan müşteri kampanyaları ve rakiplerin durumuyla ilgili, karşılaştırmalı dönem raporu hazırlar, öneriler geliştirir.
Dünyadaki gelişmeleri yakından izler, medya trendlerini takip eder.
Aranan Özellikler
Mecra dinamikleri ve kullanım yöntemleri hakkında uzmanlık.
Stratejik ve analitik düşünebilme, verileri derleme ve analiz etme yeteneği.
Türkçe ve İngilizce'ye hakimiyet, iyi iletişim (yazılı – sözlü) kurabilme, sunum, ikna ve müzakere becerisi.
Detaycı, titiz, dikkatli, çalışabilme becerisi.
Takım ruhuna sahip olma, esnek ve çözüm odaklılık.
Yaratıcılığı besleyecek ilgi alanlarına ve kendini geliştirme arzusuna sahip olma, yeniliklere açıklık.
Kurumsal
Çözümlerimiz
